Verwaltung

• Vertretung des Eigentümers gegenüber Behörden, Städten, Versorgern und Dienstleistern
• Vertretung gegenüber Mietern und Kunden
• Mietvertragsmanagement, d.h. Auswahl und Abschluss von Mietverträgen bei Neuvermietung, Durchführung von Verhandlungen über Mietvertragsverlängerung, Beendigung und Begleitung des Kündigungsprozesses
• Übergabe und Rücknahme von Mietflächen
• Miet- und Objektbuchhaltung
• Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
• Mietinkasso nebst Mahnwesen, Forderungsmanagement
• Budgetplanung, Budgetverfolgung zur Bewirtschaftung des Objektes
• Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen gegenüber der Mieter
• Regelmäßiges, mit dem Eigentümer abgestimmtes Reporting
• Entwicklung und Realisierung von Objektstrategien
• Versicherungsmanagement

• Veranlassung der Pflege des technischen Zustandes der Immobilien
• Sicherstellung des laufenden Betriebes und der Bewirtschaftung der Immobilien
• Ausschreibung, Vergabe und Überwachung Dienstleistungsverträgen,
• Veranlassung von Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten
• Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen
• Optimierung der Bewirtschaftungskosten durch Abschluss von Rahmenverträgen, Neuausschreibungen von Dienstleistungsverträgen oder Modernisierungsstrategien
• Unterstützung von Planung, Steuerung und Überwachung von umfassenden Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen
• Beauftragung und Kündigung von Dienstleistern
• Kontrolle der beauftragen Dienstleister

Die Hausordnung ist eine Sammlung von Vorschriften, die für die Benutzung des Hauses und der Wohnungen erlassen werden kann und ist bindender Bestandteil des Mietvertrag. Hausordnungen dürfen keine Bestimmungen enthalten, die den allgemein gültigen Gesetzen widersprechen.

Jede vermeidbare Lärmbelästigung ist zu unterlassen. Ruhezeiten können über den Mietvertrag bzw. die Hausordnung festgesetzt werden und sind dementsprechend einzuhalten. Musikinstrumente, TV, Radio, Spielkonsolen oder Ähnliches dürfen grundsätzlich nicht über Zimmerlautstärke betrieben werden.

Ein- und Auszüge von Personen oder auch die Geburt eines Kindes während der Mietzeit sind dem Vermieter mitzuteilen. Da die Betriebskosten gegebenenfalls angepasst werden müssen, können so unnötig hohe Nachzahlungen vermieden werden.

Der Begriff „Kaltmiete“ – auch Nettomiete oder Grundmiete genannt – bezeichnet den Teil der Miete, der nur für die Nutzung der Wohnfläche anfällt. Er deckt also allein die Kosten für die Raumnutzung ab. Betriebskosten und andere Aufwendungen die ebenfalls für ein Mietobjekt anfallen, sind nicht darin berücksichtigt. Die Warmmiete enthält zusätzlich die anfallenden Nebenkosten, die ein Objekt erst bewohnbar machen.

In der Regel bemisst sich die Verwaltervergütung nach einem Pauschalbetrag pro Wohneinheit und bei Gewerbeimmobilien nach individuellem Angebot oder als Prozentsatz der Sollmiete. Die Verwaltergebühr ist u. a. abhängig von

• Anzahl der zu verwaltenden Einheiten
• Lage
• Mieterstruktur
• Alter der Immobilie
• Sanierungsstand
• technischer Ausstattung
• zu erbringendem Leistungsumfang (gem. abgestimmten Leistungspaket)

und bewegt sich für das komplette Leistungspaket der Verwaltung (außer Vermietung) je Wohneinheit in einer Spanne zwischen 20,00 Euro und 35,00 Euro je Wohneinheit/Monat zzgl. Umsatzsteuer. Üblich ist es, einige wenige unregelmäßige oder nur im Einzelfall entstehende Leistungen separat zu vergüten (bspw. Sanierung/Instandhaltung ab einer bestimmten Größenordnung). Bitte beachten Sie: je mehr Einheiten die Immobilie hat und je jünger sie ist, desto niedriger ist die Verwaltergebühr je Einheit.

Die Miete ist zu Beginn, spätestens bis zum 3. Werktag, eines Monats zur Zahlung fällig. Eine spätere Zahlung ist leider nicht möglich. Hier gelten die mietvertraglichen Vereinbarungen.

Möchte ein Mietvertragspartner die Wohnung alleine behalten, benötigt der Vermieter einen Nachweis anhand aktueller Unterlagen (bspw. eine erneute Selbstauskunft oder eine Gehaltsbescheinigung), dass der verbleibende Vertragspartner die Miete aufbringen kann. Die Unterlagen werden nach unserer Prüfung zur Entscheidung beim Gebäudeeigentümer vorgelegt. Eine Entscheidung erfolgt also stets unter Vorbehalt der Zustimmung des Eigentümers.

Nach den gesetzlichen Regelungen für die Nebenkostenabrechnung muss diese innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden. Es gilt also zu berücksichtigen, dass der Vermieter gemäß § 556 BGB bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit hat, Ihnen die Abrechnung zu übermitteln. Wir erstellen und übersenden die Betriebskostenabrechnung unverzüglich, sobald alle hierfür erforderlichen Unterlagen (Rechnungsbelege der beauftragten Versorger und Dienstleister) vorliegen.

Wenn Mieter der Ansicht sind, dass Nachbarn regelmäßig zu laut sind, dann sollte zunächst das Gespräch untereinander mit den Verursachern gesucht werden. Da einige laute Tätigkeiten durchaus gesetzlich gestattet sind, kann der Vermieter hier oft nicht behilflich sein und derartige Tätigkeiten unterbinden. Das Problem sollte sachlich und ruhig angesprochen und eine gemeinsame Lösung gefunden werden, mit der beide Seiten leben können. Sollten die Störungen dennoch weiterhin massiv auftreten, sollten sich die betroffenen Mieter – am besten schriftlich – an die Vermietung wenden.

Der Vermieter muss die Kündigung schriftlich erhalten. Die einzuhaltenden Fristen finden Sie in Ihrem Mietvertrag. Diese Fristen beziehen sich grundsätzlich auf den Eingang der Kündigung beim Vermieter, nicht auf das Datum des Schreibens oder des Poststempels. Am besten senden Sie uns das Kündigungsschreiben per Einschreiben zu.

Mieter können dem Vermieter/der Vermieterin einen Nachmieter vorstellen. Die Entscheidung erfolgt jedoch unter Vorbehalt der Interessenteneigenschaften und der Entscheidungsgewalt des Eigentümers.

Hierbei ist entscheidend, welche Vereinbarungen im Mietvertrag getroffen wurden und wie der Zustand der Wohnung bei der Übergabe war. Ist die Wohnung bei Einzug im renovierten Zustand übernommen worden, so ist diese auch wieder renoviert zu übergeben.

Das Hausgeld muss von jedem Wohnungseigentümer gezahlt werden und sollte bereits vor einem Kauf mit eingeplant werden. Die Höhe des Hausgeldes wird von der Hausverwaltung in einem Wirtschaftsplan festgelegt, welcher durch die Eigentümergemeinschaft genehmigt/beschlossen wird. Hierbei handelt es sich um eine Nebenkostenabschlagszahlung für den Eigentümer, welche neben den umlagefähigen Betriebskosten wie z.B. Heizung, Versicherungen, Hausmeister, etc. auch nicht umlagefähige Nebenkosten wie Rücklagenzufuhr, Hausverwaltung und Kontoführungsgebühren beinhaltet. Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt eine Abrechnung durch den zuständigen Verwalter. Überschüsse werden zurückerstattet, fehlende Beträge müssen entsprechend nachgezahlt werden.

Regulär findet einmal im Kalenderjahr eine ordentliche Eigentümerversammlung statt. Hier treffen sich die einzelnen Eigentümer der unterschiedlichen Einheiten (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze), um die Wünsche und Willen der Eigentümergemeinschaft per Beschlussfassung darüber festzulegen. Hierbei werden u. a. die Einzelabrechnungen und der Wirtschaftsplan beschlossen, der Verwalter entlastet und evtl. anfallende Instandhaltung-, Instandsetzungs- oder Modernisierungsmaßnahmen besprochen und beschlossen. Gibt es Neuigkeiten rund um die Liegenschaft oder spezifische Gesetzesänderungen, werden die Eigentümer entsprechend informiert. In dringenden Angelegenheiten kann auch eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden, um schnellstmöglich handeln zu können. Dies macht vor allem bei akuten Instandsetzungs- oder Instandhaltungsmaßnahmen Sinn. Alle besprochenen und beschlossenen Punkte werden protokolliert und eine Niederschrift an alle, auch nicht anwesende, Eigentümer versandt.

Sollten Eigentümer*innen einmal verhindert sein und nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen können, regelt die Teilungserklärung der Eigentümergemeinschaft eine Bevollmächtigung Dritter. Der Einladung zur Versammlung liegt bereits ein Vordruck bei, welcher zur Bevollmächtigung entsprechend genutzt und der Verwaltung zurückgesandt werden kann. Eine Vertretungsvollmacht kann aber auch formlos in Schriftform eingereicht werden.

Jeder Eigentümer kann grundsätzlich der Verwaltung Themen benennen, über die in der Eigentümerversammlung Beschluss gefasst werden soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Themen vor Versand der Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung der Verwaltung bekannt gegeben werden müssen – am besten schriftlich – damit diese auf der Tagesordnung für die Eigentümerversammlung Berücksichtigung finden können. Einer Aufnahme von Tagesordnungspunkten, die wirtschaftlich, vernünftig und im Interesse aller Eigentümer stehen, steht nichts im Weg. Rechtsmissbräuchliche TOPs, deren Diskussion durch z. B. eine mehrstündige und aufwändige Ausführung den Rahmen der Eigentümerversammlung sprengen würden, sind hingegen nicht aufzunehmen. Es empfiehlt sich daher, rechtzeitig im Vorfeld einer Eigentümerversammlung gewünschte Tagesordnungspunkte mit der Verwaltung durchzusprechen.

Jedes Haus benötigt nach einiger Zeit beispielsweise einen frischen Anstrich. Um Reparaturen bezahlen zu können, muss eine sogenannte Erhaltungsrücklage gebildet werden. Hiervon werden Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten im gemeinschaftlichen Eigentum beglichen. Hierzu zählen z.B. die Heizungsanlage, die Fassade oder das Treppenhaus. Je nach beschlossenem Verteilerschlüssel (in der Regel nach Miteigentumsanteilen) zahlt jeder Eigentümer regelmäßig seinen Anteil über sein Hausgeld in die Rücklage der Gemeinschaft. Bei einem Wohnungsverkauf / Eigentumsübertragung geht die Einzelrücklage (Anteil der Wohnung) auf den neuen Eigentümer über. Diese kann nicht ausbezahlt werden.

Die Aufgaben eines Wohnungseigentumsverwalters sind gesetzlich in den §§ 27 und 28 Wohnungseigentumsgesetz geregelt. Zu den Hauptaufgaben zählen das Erstellen einer Jahresabrechnung, das Abhalten der Versammlung sowie die Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse, die weiteren vielfältigen Aufgaben, die ein Verwalter zu leisten hat, werden allerdings nicht spezifisch bzw. detailliert aufgeführt. Weitere Aufgaben und Befugnisse können sich darüber hinaus aus der Teilungserklärung ergeben. Alle Verwalter sind verpflichtet, das Mindestmaß an Aufgaben und Leistungen zu erbringen, die der Gesetzgeber vorsieht.

Ein Wohnungseigentumsverwalter ist, anders als vielfach angenommen, lediglich für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und der Gemeinschaft zuständig. Befugnisse hinsichtlich des Sondereigentums (Wohnung) hat der Verwalter hingegen nicht. Viele Verwalter bieten jedoch gegen zusätzliche Vergütung eine Sondereigentumsverwaltung für vermietete Wohnungen an. Hier kümmert sich dann der Verwalter auch um den Mieter der Wohnung und übernimmt die typischerweise vom Wohnungseigentümer zu leistenden Aufgaben.

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Grundsätzlich gilt bei Handwerkerrechnungen „Auftraggeber zahlt“. Bei Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum ist eine Rücksprache sowie Beauftragung durch die Verwaltung aufgrund der Gewährleistung, Rabatte und Kostentransparenz unumgänglich. Wohnungseigentümer sind nur in Ausnahmefällen – der sogenannten „Notgeschäftsführung“ berechtigt, Aufträge im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu erteilen.

Die ordentliche Eigentümerversammlung, abgekürzt ETV, wird regulär einmal im Kalenderjahr durch den Verwalter einberufen, eine außerordentliche Versammlung allerdings nur nach Bedarf und unter klar geregelten gesetzlichen Vorgaben.. Es ist in beiden Fällen zu beachten, dass die Einladung schriftlich erfolgen muss und eine Tagesordnung beinhaltet. Der Ort der Versammlung muss für alle Teilnehmer erreichbar sein und auf einen Termin gelegt werden, der für alle günstig ist, also beispielsweise nicht am Vormittag oder während der Schulferien.

Im deutschen Wohnungseigentumsrecht wird die Teilungserklärung definiert als eine Erklärung des Grundstückseigentümers gegenüber dem Grundbuchamt. Es wird festgelegt, wie das Eigentum an dem Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt wird. Dabei unterscheidet man das Gemeinschaftseigentum vom Sondereigentum. Wichtig ist, dass die Teilungserklärung immer notariell beglaubigt ist. Die Teilungserklärung legt die formelle Aufteilung des Gebäudes sowie die Rechte und Pflichten der Eigentümer fest. Nur mit ihr können Wohnungen eines Mehrfamilienhauses einzeln verkauft werden. Eine Änderung der Teilungserklärung kann nur unter Zustimmung aller Eigentümer im Nachhinein geändert werden. Eine solche Änderung ist mit Kosten verbunden und muss durch einen Notar beurkundet werden.

In der Teilungserklärung wird festgehalten, was zum Gemeinschaftseigentums und was zum Sondereigentum zählt. Die Unterscheidung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum ist von entscheidender Bedeutung für die sich daraus ergebenden Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer untereinander. Einfach und kurz gesagt gehört das Sondereigentum nur einem Eigentümer, während das Gemeinschaftseigentum allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich gehört. Wichtig ist diese Unterscheidung wenn es darum geht, wer im Fall von Reparaturen und Instandsetzungsmaßnahmen die anfallenden Kosten zu tragen hat. Gesetzlich gehören zum Sondereigentum …“bestimmte Räume sowie die zu diesen Räumen gehörende Bestandteile des Gebäudes, die verändert, beseitigt oder eingefügt werden können, ohne dass dadurch das gemeinschaftliche Eigentum oder ein auf Sondereigentum beruhendes Recht eines anderen Wohnungseigentümers beeinträchtigt wird (vgl. §5 WEG Abs. 1). Das Gemeinschaftseigentum umfasst z. B. das Grundstück, auf dem das Gebäude errichtet worden ist, Anlagen und Einrichtungen, die gemeinschaftlich genutzt werden oder Gebäudeteile, die existenziell für das Gebäude sind, z. B. tragende Wände. Zum Gemeinschaftseigentum gehören weiterhin beispielsweise das Dach, Außenwände und Fassaden, Wohnungseingangstüren, Fenster, Treppenhäuser, Fahrstühle, Keller, Außenanlagen, zentrale Heizungsanlagen. Es empfiehlt sich immer, im Zweifel die Verwaltung zu kontaktieren, bevor bauliche Maßnahmen durchgeführt werden sollen.

Der Verwaltungsbeirat dient als kommunikatives Organ zwischen den Eigentümern und der Verwaltung. Er übt bestimmte Tätigkeiten und Funktionen aus. Der Verwaltungsbeirat hat keine Weisungskompetenz den übrigen Eigentümern gegenüber. Zum Verwaltungsbeirat kann nur ein Wohnungseigentümer gewählt werden, kein Mieter und auch kein Angehöriger eines Wohnungseigentümers, der selbst nicht auch Eigentümer in derselben WEG ist. So werden zum Beispiel Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Kostenvoranschläge erst durch den Beirat geprüft, bevor diese der Gemeinschaft vorgelegt werden.

Ein Wirtschaftsplan ist die Kalkulation der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr. Die Einnahmen und Ausgaben betreffen die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, die anteiligen Kostenverpflichtungen der Wohnungseigentümer sowie die Beitragszahlungen der Wohnungseigentümer in die Erhaltungsrücklage(n). Der beschlossene Wirtschaftsplan begründet die rechtliche Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Zahlung der ausgewiesenen Hausgelder.

Ein Sondernutzungsrecht ist die Befugnis, einen bestimmten Teil des gemeinschaftlichen Eigentums allein zu nutzen. Die übrigen Wohnungseigentümer sind von der (Mit-) Nutzung ausgeschlossen. Die Ausübung des Sondernutzungsrechts ergeben sich aus dem Gesetz bzw. aus der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung.